Die Ergonomie der WEDO-Plattform

Kontotypen

WEDO ermöglicht es Ihnen, die Benutzer Ihres Netzwerks eigenständig zu verwalten. Als Administrator haben Sie die volle Kontrolle über diese Verwaltung. Es gibt vier Arten von Benutzerkonten, die jeweils unterschiedliche Berechtigungsstufen haben und wie folgt hierarchisch gegliedert sind:

Administrator > Benutzer > Externer > Light (nur für bestimmte spezifische Fälle vorgesehen)

Das bedeutet, dass ein Benutzer mit einem "höheren" Kontotyp mindestens dieselben Berechtigungen wie die der niedrigeren Typen hat.

Administratorkonto

Ein Administrator kann direkt auf der Plattform WEDO-Konten für Mitarbeitende erstellen, bearbeiten und löschen. Er kann auch weitere Administratoren des Netzwerks ernennen. Standardmässig ist ein Administrator immer Moderator eines Teams oder Arbeitsbereichs, dem er angehört. Darüber hinaus hat ein Administrator Zugriff auf die Organisationseinstellungen, wo er die Rechnungsstellung, Teams, den Kauf neuer Lizenzen oder Add-ons, globale benutzerdefinierte Felder usw. verwalten kann. Abgesehen von diesen Zuständigkeiten hat ein Administratorkonto dieselben Zugriffsrechte wie ein Benutzerkonto.

ℹ️ Ein Netzwerk kann mehrere Administratoren haben. Wir empfehlen, mindestens drei zu ernennen, um eine kontinuierliche Verwaltung bei Abwesenheiten oder Teamwechseln sicherzustellen.

Benutzerkonto

Ein Benutzer ist eine interne Person der Organisation. Mit diesem Konto hat der Benutzer Zugriff auf alle Funktionen der Plattform, mit Ausnahme der Verwaltung der Organisationseinstellungen (Rechnungsstellung, Benutzerverwaltung usw.). Standardmässig ist ein Benutzer Mitglied und nicht Moderator eines Teams oder Arbeitsbereichs, wobei dieser Status angepasst werden kann.

ℹ️ Ein Administrator kann einem Benutzer erlauben, externe Konten zu erstellen.

Externes Konto

Das externe Konto ist für Personen vorgesehen, die nicht Teil Ihrer Organisation sind. Es ermöglicht eine aktive Zusammenarbeit mit diesen Personen unter Gewährleistung der Vertraulichkeit. Externe Benutzer haben – mit wenigen Ausnahmen – Zugriff auf dieselben Funktionen wie Benutzer des Netzwerks. Sie können die Organisation nicht durchsuchen, keine Teams, Arbeitsbereiche oder Sitzungen erstellen und keine Sitzungen bearbeiten, die bereits erstellt wurden.

ℹ️ Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl externer Benutzer. Sie können jedoch nicht Teil Ihrer Organisation sein.

Light-Konto

Das Light-Konto ist für technische und spezifische Fälle vorgesehen und kann nur von WEDO aktiviert werden, wenn wir es für notwendig erachten. Unsere Kunden können diese Konten nicht selbst erstellen oder aktivieren; nur unser Team kann über deren Aktivierung entscheiden. Benutzer mit einem Light-Konto können nur Aufgaben abschliessen, Dateianhänge einsehen, Kommentare hinzufügen und haben Leserechte in Sitzungen. Diese Rolle ist die am stärksten eingeschränkte von allen.

Zugriffsrechte & Rolle

• Die Zugriffsrechte regeln die Rechte und den Zugriff auf Teams, Arbeitsbereiche und Vorlagen.

• Die Rollen hingegen regeln die Rechte in einer Sitzung.

Zugriffsrechte (Teams, Arbeitsbereiche, Vorlagen)

In WEDO ermöglichen die Zugriffsrechte auf ein Team, einen Arbeitsbereich oder eine Vorlage die Wahl zwischen Moderator und Mitglied. Ein Moderator ist der Benutzer, der berechtigt ist, Mitglieder hinzuzufügen/zu entfernen, die Zugriffsrechte anderer Mitglieder zu ändern und spezifische Einstellungen anzupassen. Standardmässig ist ein Administrator mit Zugriff automatisch Moderator, ebenso wie der Ersteller des Teams, Arbeitsbereichs oder der Vorlage.

ℹ️ Jedes Team, jeder Arbeitsbereich oder jede Vorlage kann mehrere Moderatoren haben. Wir empfehlen, mindestens drei zu benennen, um eine kontinuierliche Verwaltung sicherzustellen.

Rolle (speziell für Sitzungen)

Rollen sind ausschliesslich sitzungsspezifische Berechtigungen. Es gibt vier Standardrollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen, hierarchisch wie folgt gegliedert:

Organisator > Teilnehmer > Leser > Kein Zugriff

Individuelle Rollen können von den Organisatoren der Sitzung erstellt werden, wodurch eine hohe Flexibilität und Feinabstimmung der Rechte in Bezug auf die Phasen, Abschnitte der Traktandenliste und mögliche Aktionen in der Sitzung geboten wird.

Struktur eines WEDO-Netzwerks

Das Hauptmenü

WEDO bietet mehrere Ebenen zur Strukturierung von Informationen: Teams, Arbeitsbereiche und Vorlagen von Checklisten.

Das Hauptmenü auf der linken Seite der Benutzeroberfläche besteht aus fünf Abschnitten:

• Netzwerknavigation: Zugriff auf den Namen und das Symbol Ihres Netzwerks, Möglichkeit zum Wechsel in ein anderes Netzwerk über ein Chevron-Symbol und Schaltfläche zum Einklappen des Menüs.

• Suche und Erstellung: Globale Suchleiste und Schaltfläche zur Erstellung (weisses „+“-Symbol auf blauem Hintergrund).

• Zentrale Funktionen: Direkter Zugriff auf Ihre Inbox, Ihre Aufgaben, Ihre Sitzungen sowie auf organisationsbezogene Informationen.

• Teams und Arbeitsbereiche: Die Teams, denen Sie angehören, beinhalten Arbeitsbereiche und Vorlagen von Checklisten.

• Konto und Support: Ganz unten sehen Sie eine Übersicht Ihres Kontos, Benutzereinstellungen, Ihr Abzeichen-Level (Gamification) und eine Schaltfläche für den Zugriff auf das Hilfecenter.

Die Teams

Ein Team ist durch eine fett und in Grossbuchstaben geschriebene Überschrift dargestellt und verfügt über einen Kippschalter auf der rechten Seite zum Einklappen ∨. Ein Team steht für eine Abteilung Ihrer Organisation. Ziel ist es, Arbeitsbereiche und Vorlagen von Checklisten innerhalb der verschiedenen Teams zu gruppieren. Ein Team besteht aus Mitgliedern und Moderatoren, die standardmässig Zugriff auf die Arbeitsbereiche und Vorlagen dieses Teams haben (dies kann geändert werden).

ℹ️ Teams funktionieren wie Ordner: Sie haben selbst keine operative Funktion, aber die enthaltenen Arbeitsbereiche und Vorlagen haben es sehr wohl.

Die Arbeitsbereiche

Ein Arbeitsbereich wird durch einen farbigen Kreis ○ dargestellt. Er wird für jede wiederkehrende Sitzung, jedes Projekt, jeden Kunden oder Bereich erstellt. Er ist einem Team zugeordnet. Standardmässig erbt ein Arbeitsbereich die Mitglieder des Teams, zu dem er gehört, was jedoch geändert werden kann. Zu Beginn ist die Vertraulichkeit eines Arbeitsbereichs auf „vollständiger Zugriff“ für die Teammitglieder festgelegt (Rechtevererbung). Die Vertraulichkeit kann angepasst werden, indem entweder bestimmte Mitglieder entfernt oder die Vertraulichkeitseinstellungen direkt geändert werden.

ℹ️ Arbeitsbereiche sind im Gegensatz zu Teams keine reinen Container: Sie erfüllen eine operative Funktion und verfügen über konkrete Werkzeuge für die Verwaltung von Sitzungen, Aufgaben und Dateien.

Ein Arbeitsbereich zeigt standardmässig fünf Registerkarten:

• Übersicht: Allgemeines Dashboard des Bereichs

• Sitzungen: Liste aller vergangenen und bevorstehenden Sitzungen

• Aufgaben: Alle im Arbeitsbereich geteilten Aufgaben

• Dateien: Dateien, die geteilt oder mit Aufgaben bzw. Sitzungen verknüpft sind, organisiert in Ordnern

• Feed: Verlauf wichtiger Aktivitäten im Bereich

Weitere Registerkarten können je nach Bedarf aktiviert werden:

• Gantt: Zeigt ein Gantt-Diagramm zur Projektplanung

• Checkliste: Ermöglicht das Einsehen von gestarteten und geteilten Checklisten im Bereich

ℹ️ Ein Arbeitsbereich kann in ein Projekt umgewandelt werden (Status, Gantt, Abhängigkeiten, Meilenstein). Weitere Informationen: Siehe Projektsammlung.

Die Vorlagen

Eine Vorlage ist mit einem gepunkteten Kreis ◌ gekennzeichnet und stellt eine Liste vordefinierter Aufgaben zur Verwaltung interner Abläufe in der Organisation dar. Aus der Vorlage heraus können Checklisten gestartet werden, wann immer ein Ablauf durchzuführen ist. Standardmässig erbt eine Vorlage die Mitglieder des Teams, in dem sie sich befindet, was jedoch geändert werden kann. Anfangs ist die Vertraulichkeit auf „vollständiger Zugriff“ für Teammitglieder gesetzt (Rechtevererbung). Sie kann angepasst werden, indem Mitglieder entfernt oder die Vertraulichkeitseinstellungen geändert werden.

ℹ️ Eine Vorlage ist unerlässlich, um Checklisten zu starten. Sie basiert auf einer relativen Rückwärtsplanung, bei der jede Aufgabe auf ein Referenzdatum bezogen geplant wird (z. B. „5 Tage davor“, „am Tag X“, „30 Tage danach“ usw.). Bei Start einer Checkliste werden die Fälligkeiten automatisch anhand des gewählten Referenzdatums berechnet.

 ℹ️ Beim Start einer Checkliste können nicht zugewiesene Aufgaben (ausser Teilaufgaben) aus der Vorlage zugewiesen werden. Beispiel: Die Aufgabe „Dienstleistung vorstellen“ kann beim Start dem zuständigen Manager zugewiesen werden.

Die Aufgaben

Eine Aufgabe stellt eine zu erledigende Aktion dar und dient zur Organisation von Projekten, Abteilungen oder der Arbeit von Teams und Diensten. Jede Aufgabe sollte mit einem Verb beginnen, um die durchzuführende Aktion klar zu benennen. Sie können kollaborative oder persönliche Aufgaben erstellen – je nach Speicherort: im „Arbeitsbereich“ für kollaborative Aufgaben oder unter „Meine Aufgaben“ für persönliche Aufgaben.

Eine Aufgabe enthält im Detailbereich auf der rechten Seite verschiedene Optionen:

• Aufgabenname

• Teilen der Aufgabe in einem oder mehreren Arbeitsbereichen

• Verantwortlicher

• Priorität

• Startdatum

• Fälligkeitsdatum oder Wiederholung

• Beschreibung

• Datei

• Teilaufgabe

• Abhängigkeit

• Beobachter

• Kommentar

• Verlauf

ℹ️ Teilaufgaben haben ebenfalls einen Detailbereich und verhalten sich wie eigenständige Aufgaben.

🏆 Tipp: Um eine Teilaufgabe einfach zu löschen, wählen Sie den Titel aus und drücken zweimal die Rückschritttaste.

Die Sitzungen

In der Regel sollte eine Sitzung in einem ihr gewidmeten Arbeitsbereich erstellt werden:

• Eine wiederkehrende Sitzung wird im zugehörigen Arbeitsbereich erstellt.

• Eine Projektsitzung wird im Projektarbeitsbereich erstellt.

• Eine Bereichs-/Dienstsitzung wird im jeweiligen Bereichs-/Dienstarbeitsbereich erstellt.

Wir empfehlen daher, für jede wiederkehrende Sitzung (GL, VR, GV, Tagungen, …), jedes Projekt, jeden Bereich/Dienst, jeden Kunden usw. einen eigenen Arbeitsbereich zu erstellen.

ℹ️ Es gibt nur wenige Fälle, in denen eine Sitzung nicht in einem Arbeitsbereich erstellt wird, und das aus mehreren Gründen: 
• Aufgaben der Sitzung sind für andere nicht sichtbar, wenn sie nicht manuell geteilt werden
• Interaktion mit Aufgaben anderer ist nicht möglich
• Dateien der Sitzung können nicht gesammelt werden

Wiederholungsfunktion

Nach Erstellung eines Arbeitsbereichs ermöglicht die Registerkarte „Sitzung“ die Erstellung des ersten Vorkommnisses der wiederkehrenden Sitzung. Durch Auswahl eines realitätsnahen Wiederholungsrhythmus (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich, werktäglich, benutzerdefiniert) genügt es, die Traktandenliste einmal zu erstellen. Wiederkehrende oder offene Punkte werden automatisch in die nächsten Sitzungen übernommen. Die Option „Wird nicht wiederholt oder unregelmässig“ sollte nur verwendet werden, wenn keine weitere Sitzung geplant ist.

Die 5 Phasen einer Sitzung

Bereiten Sie Ihre Sitzungen im Team vor, schreiben Sie das Protokoll in Echtzeit und verfolgen Sie die zugewiesenen Aufgaben von Sitzung zu Sitzung. WEDO begleitet Sie vor, während und nach der Sitzung. Diese Phasen zeigen den Teilnehmenden den Status der Sitzung und ermöglichen die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen:

• Phase 1 – Traktandenliste in Vorbereitung

• Phase 2 – Traktandenliste ist bestätigt

• Phase 3 – Protokoll wird gerade geschrieben

• Phase 4 – Protokoll ist in Überprüfung

• Phase 5 – Protokoll gesperrt (oder erneut gesperrt) + unterzeichnet

Nur die Organisatoren der Sitzung können die Phase festlegen. Phasen können bei Bedarf übersprungen werden.

⚠️ Nach dem Sperren der Sitzung muss diese erneut entsperrt werden, um eine Phase zu ändern oder Inhalte zu bearbeiten (nur innerhalb von 30 Tagen nach dem Sperren möglich). Der neue Status „erneut gesperrt“ ersetzt den gesperrten Status.

Unterschrift

Aktivieren Sie das Add-on „Unterschrift“, um Ihre Protokolle digital, umweltfreundlich und rechtskonform zu unterzeichnen. Durch Aktivieren des Felds „Unterschrift“ erscheint dieses im PDF-Protokoll zur digitalen Unterzeichnung.

Zugriff & Unterschrift

Über eine spezielle Schaltfläche (Figur und Schloss) können die Zugriffe und Unterzeichner einer Sitzung verwaltet werden. Nur der Organisator kann die Zugriffe einer Sitzung verwalten. Standardmässig ist der Ersteller einer Sitzung Organisator.

ℹ️ Es können mehrere Organisatoren pro Sitzung bestimmt werden. Wir empfehlen mindestens drei Organisatoren pro Sitzung.

Rolle

Rollen sind ausschliesslich sitzungsspezifische Berechtigungen. Es gibt vier Standardrollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen, hierarchisch wie folgt:

Organisator > Teilnehmer > Leser > Kein Zugriff

Die Berechtigungen der vier Standardrollen können angepasst werden. Darüber hinaus können Organisatoren individuelle Rollen erstellen, um die Rechte je nach Phase der Sitzung, Abschnitt der Traktandenliste und spezifischen Aktionen anzupassen.

ℹ️ Es ist möglich, einem Benutzer eine Rolle zuzuweisen, ohne dass er an der Sitzung teilnimmt.

Struktur einer Traktandenliste

Themen

Eine Traktandenliste besteht zwingend aus Themen, also den Punkten, die während der Sitzung behandelt werden. Sie sind mit einem weissen Kreis ○ versehen.

Nur die Themen enthalten Inhalte, die in WEDO als Block bezeichnet werden: Absatz, Entscheidung, Aufgabe, Dateien, Kommentare, Bilder, Abstimmungen, …

Ein Thema kann als wiederkehrend definiert werden (bei jeder Sitzung, alle 2, 3 oder 4 Sitzungen), nur zu bestimmten zukünftigen Sitzungen hinzugefügt werden (Kalenderauswahl) oder einmalig sein. Themen – ob wiederkehrend oder nicht – können bei jeder Sitzung überprüft oder abgeschlossen werden.

Abschnitte

Zur Organisation der Themen können Abschnitte (oder Unterabschnitte) darüber eingefügt werden. Sie sind durch ein Symbol für einen geöffneten 📂 oder geschlossenen 📁 Ordner dargestellt – je nachdem, ob sie durch Klicken eingeklappt wurden. Diese Abschnitte und Unterabschnitte, vergleichbar mit Ordnern, Mappen oder Trennblättern, enthalten selbst keine Inhalte. Sie dienen ausschliesslich der Strukturierung der Themen.

ℹ️ Themen sind unerlässlich für die Durchführung einer Sitzung und stellen stets die letzte Ebene der Einrückung Ihrer Traktandenliste dar. Wenn Ihre Traktandenliste nur eine Hierarchieebene (1, 2, 3…) umfasst, fügen Sie ausschliesslich Themen hinzu.

Inhaltsblöcke in den Themen

In WEDO ermöglichen Ihnen Blöcke, die Themen Ihrer Sitzung mit verschiedenen Inhaltstypen anzureichern. Folgende Blöcke können Sie einem Thema über die weisse „+“-Schaltfläche auf blauem Hintergrund hinzufügen:

• Absatz-Block: zur Dokumentation der Diskussionen (was wurde besprochen).

• Entscheidungs-Block: zur Festhaltung der während der Sitzung getroffenen Entscheidungen (was wurde entschieden).

• Aufgaben-Block: zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben während der Sitzung (welche Aktionen sind erforderlich).

• Datei-Block: zum Anhängen relevanter Dateien an die Sitzung.

• Bild-Block: zur Einfügung von Bildern ins Protokoll.

• Abstimmungs-Block: zur Durchführung von Abstimmungen.

• Aufgabe importieren-Block: zum Importieren bereits existierender Aufgaben.

• Kommentar-Block: zur Hinzufügung von privaten oder gemeinsamen Kommentaren.

Sie können bestimmte Blöcke umwandeln, indem Sie auf das Symbol ⋮ rechts neben dem Block klicken. Wählen Sie dann „Umwandeln in“ und den gewünschten Blocktyp: Absatz, Entscheidung, Aufgabe oder Kommentar.

ℹ️ Wenn eine Sitzung in einem Arbeitsbereich abgelegt ist, sind alle während dieser Sitzung erstellten Aufgaben automatisch in diesem Arbeitsbereich sichtbar und geteilt.

Über Themen entscheiden

Nächste Sitzung

Durch das Entscheiden über Themen erleichtern Sie die Erstellung der Traktandenliste für die nächste Sitzung.

• Abgeschlossene Themen erscheinen nicht in der Traktandenliste der nächsten Sitzung.

• Themen, die erneut behandelt werden sollen, erscheinen automatisch in der Traktandenliste der nächsten Sitzung (oder zum gewählten Datum).

• Verschobene Themen werden aus der aktuellen Traktandenliste entfernt und automatisch zur gewählten zukünftigen Sitzung hinzugefügt.

Vorbereitung der nächsten Sitzung

WEDO vereinfacht die Vorbereitung Ihrer zukünftigen Sitzungen, indem Sie den Inhalt bereits behandelter Themen wiederverwenden können. Sie haben zwei Optionen:

• Von vorheriger Sitzung importieren: Möglichkeit, laufende und/oder abgeschlossene Aufgaben, Absätze, Entscheidungen, Anhänge, Bilder und Abstimmungen zu importieren.

• Bei Null starten: Es wird kein Inhalt importiert.